Samarinda,Natmed.id– Program Digitalisasi Arsip yang baru saja diterapkan Kanwil Kemenkumham Kaltim berguna untuk menyimpan data yang menumpuk.
Karena semakin hari berkas kian menumpuk didalam gudang, oleh sebab itu terobosan baru dan kebijakan dari pusat diinstruksikan untuk setiap Kanwil mengupayakan untuk menerapkan program digitalisasi arsip.
Hal itu disampaikan langsung oleh Kepala Divisi Administrasi Kanwil Kemenkumham Kaltim Hajrianor saat ditemui Natmed.id, Jumat (25/6/2021).
Hajrianor mengatakan, program ini merupakan cara Kemenkumham Kaltim untuk mengantisipasi datangnya bencana.
“Kita kan gatau bencana kapan akan terjadi. Maka dari itu program ini diterapkan supaya data atau pun berkas yang sekiranya penting tidak terdampak oleh hal yang buruk,” tuturnya kepada awak media di Kanwil Kemenkumham Kaltim Jalan MT Haryono Samarinda.
Bahkan Hajrianor mengimbau kepada jajarannya baik pemasyarakatan maupun administrasi untuk mengirimkan surat edaran. Supaya arsip vital yang sangat penting dapat disimpan secara digital.
“Dokumen penting, berkas-berkas dan lainnya juga harus diperhatikan. Kita tidak tau musibah kapan terjadi. Setidaknya mulai sekarang sudah ada upaya untuk mengantisipasi,” kata Hajrianor.
Menurutnya, program digitalisasi arsip ini sangat efektif untuk dijalankan. Kalau dulu, arsip yang menumpuk bingung harus di kemanakan. Karena terlalu banyak berkas sehingga memakan tempat untuk menyimpannya.
“Kanwil untuk saat ini sudah memulai pengarsipan data penting dan sekarang terdapat 50 persen arsipan yang berjalan,” ungkapnya.
Yang diupayakan dari sekarang itu terlebih dahulu mengumpulkan data-data yang sekiranya penting. Seperti surat keterangan, sertifikat tanah dan yang lainnya.
“Pokoknya yang sifatnya penting sekali itulah yang diprioritaskan terlebih dahulu,” tegasnya
Dilanjutkan, berkas-berkas yang lain akan diproses secara bertahap mengikuti berkas penting yang sudah masuk ke dalam data digitalisasi.
“Kita sudah mengimbau jajaran kita supaya segera melaksanakan. Meskipun sebelumnya ada sedikit hambatan terkait peralatan, tetapi tidak sedikit membuat kita berhenti mencari solusi,” bebernya.
Solusi sudah semestinya harus dicari, karena berkas-berkas yang ada sifatnya sangat penting untuk dijaga. Program ini juga akan terus berjalan, karena pastinya ada dokumen-dokumen baru yang muncul.
“Terkait pemusnahan data kita juga tidak bisa sembarangan, harus mengajukan terlebih dulu ke pusat. Karena ada ketentuan yang sudah ditetapkan,” tandasnya.
